Privacyverklaring Biebroam Diensten
Datum:3 april 2019

  1. Inleiding

In deze privacyverklaring worden de volgende definities gehanteerd voor de onderstaande begrippen. Deze begrippen zijn in de Privacyverklaring telkens beschreven met een hoofdletter.

Aanbiedende organisaties: organisaties die de dienst Biebroam aanbieden aan haar bezoeker.  Dit betreffen bibliotheken of multifunctionele organisaties en/of accommodaties waarvan een bibliotheek deel uit maakt. Een actuele lijst van deze organisaties vindt u op www.biebroam.nl.

De Aanbiedende organisaties vinden de bescherming van persoonsgegevens zeer belangrijk. De Aanbiedende organisaties respecteren respecteert daarom uw privacy en dragen er zorg voor dat persoonsgegevens die u de Aanbiedende organisaties verschaft, altijd vertrouwelijk, zorgvuldig en veilig worden behandeld.
De Aanbiedende organisaties hanteren hierbij regelgeving zoals vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De Aanbiedende organisaties handelen binnen de kaders van de wet AVG en maken daarvoor onder andere gebruik van deze Privacyverklaring. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt toezicht op de naleving van deze wet.

1.1 Opbouw privacyverklaring
In de inleiding van dit document vindt u informatie over de dienst Biebroam en de Aanbiedende organisaties. In de onderstaande paragrafen beschrijven we welke persoonsgegevens we verwerken in relatie tot onze diensten en voor welke doelen. Ook lichten we toe op welke grondslag we dit mogen doen. Het delen van gegevens met andere partijen is belicht, evenals het verwerken van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER). De beveiliging van persoonsgegevens komt aan bod samen met het behandelen van de bewaartermijnen. Als laatst is een onderdeel toegevoegd over rechten die u als gebruiker van Biebroam heeft en de mogelijkheid om een klacht in te dienen of bij vragen contact op te nemen met een van de Aanbiedende organisaties.

1.2 Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een (levend) persoon. Soms aggregeren of anonimiseren we uw persoonsgegevens, zodat u niet meer herleidbaar bent als persoon.

1.3 Moet ik persoonsgegevens verstrekken aan de Aanbiedende organisaties  voor gebruik van Biebroam?
Indien u gebruik wilt maken van Biebroam is het noodzakelijk om een basisset van gegevens van u vast te leggen. Deze gegevens zijn nodig voor authenticatie en autorisatie binnen onze diensten. Op deze manier kunnen wij valideren dat u de voorwaarden van gebruik van onze diensten kent, deze geaccepteerd heeft en geautoriseerd bent om de diensten van Biebroam te gebruiken.

1.4 Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens?
De Aanbiedende organisaties zijn gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van de diensten van Biebroam.

  1. Welke persoonsgegevens gebruiken wij voor onze diensten en producten?
    Wij gebruiken de volgende persoonsgegevens van u:
    - voor- en achternaam
    - e-mailadres
    - Woonplaats
    - uw mobiele telefoonnummer (optioneel)
    - netwerkidentificatiegegevens:
    o gebruikersnaam (accountnaam)
    o hostnaam (de naam) van uw apparaat
    o het MAC-adres (unieke identificatiecode) van het apparaat waarmee verbindt o het besturingssysteem van uw apparaat
    o het IP-adres (IPv4 of IPv6) van uw apparaat
    - verrichtingen en gegevens die betrekking hebben op uw verrichtingen:

o applicatiegebruik binnen het dienstenaanbod van de Aanbiedende organisatie
o dataverbruik
o tijdstippen van aan- en afmelden op het netwerk van Biebroam

  1. Voor welke doelen gebruiken de Aanbiedende organisaties uw gegevens?
    Wij verwerken de genoemde persoonsgegevens voor gebruik van de diensten van Biebroam in Nederland. Uw mobiel nummer is daarbij optioneel voor het ontvangen van uw inloggegevens. Daarnaast gebruiken wij deze gegevens om onze dienstverlening te monitoren, te optimaliseren, te personaliseren, voor statistische doeleinden en u op de hoogte te stellen van wijzigingen in onze dienstverlening, het aanbod daarvan of voorwaarden.
    Het anderszins verwerken van uw persoonsgegevens gebeurt alleen wanneer u de gezamenlijke Aanbiedende organisaties daarvoor ondubbelzinnig toestemming heeft verleend.
  2. Op basis van welke grondslagen gebruiken we uw gegevens?
    De Aanbiedende organisaties beschouwen uw aanmelding voor de dienst Biebroam als een overeenkomst voor het gebruik en aanvaarding van de gebruiksvoorwaarden en deze privacyverklaring van de dienst en het ontvangen van notificaties over onze dienstverlening of de voorwaarden hiervan. Indien u dit niet wenst dan kunt u zich afmelden.
  3. Bestaan van geautomatiseerde individuele besluitvorming
    De Aanbiedende organisaties maken gebruik van geautomatiseerde besluitvorming voor verlening van toegang tot het netwerk. Op basis van uw inloggegevens, MAC-adres en/of locatie kan toegang worden verleend of geweigerd tot het netwerk van Biebroam. U kunt hiertegen bezwaar indienen, waarbij dit bezwaar wordt gezien als een annulering van de overeenkomst met de Aanbiedende organisaties voor het gebruik van de diensten van Biebroam.
  4. Delen de Aanbiedende organisaties gegevens met andere partijen?
    Uw gegevens zijn bij ons in vertrouwde handen. Gegevens worden alleen intern gebruikt door de Aanbiedende organisaties of ondernemingen gelieerd aan de Aanbiedende organisaties voor gebruik binnen het huidige of toekomstige dienstenaanbod van Biebroam. Uw gegevens zullen niet worden verwerkt of gedeeld door de Aanbiedende organisaties, haar uitvoerende verwerkers of ingeschakelde hulppersonen voor andere doelen dan beschreven in deze privacyverklaring, behalve in situaties waarin doorgifte noodzakelijk is voor uitvoering van onze dienstverlening, namelijk bij door ons ingeschakelde hulppersonen, of op grond van wettelijke verplichtingen.

Door ons ingeschakelde hulppersonen
Het komt voor dat wij een externe partij inschakelen om bepaalde verwerkingen voor ons uit te voeren (bijv. het verzorgen van een mailing over onze diensten of voorwaarden). In die situaties zullen we steeds met die externe partij(en) afspraken maken over het gebruik, de beveiliging en de geheimhouding van gegevens (via een “verwerkersovereenkomst”). Het komt erop neer dat deze externe partij(en) uw gegevens nooit voor hun eigen doeleinden mogen gebruiken en uiteraard altijd met inachtneming van de geldende wet- en regelgeving.

Afgifte op grond van wettelijke verplichtingen
Onder bepaalde omstandigheden zijn wij wettelijk verplicht uw gegevens af te geven aan overheidsinstanties (zoals politie/justitie, fiscus, etc.). Wij zullen uw gegevens alleen afgeven wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Het is ons niet altijd toegestaan u te informeren over een dergelijke afgifte.

  1. Worden uw gegevens buiten de EU gebracht?
    De Aanbiedende organisaties maken voor deze dienst gebruik van (sub)verwerkers. Deze (sub)verwerkers maken gebruik van apparatuur en/of software waarvan de ondersteuning deels wordt geboden buiten de EER. Alle verwerkingen verricht door onze (sub)verwerkers zijn middels verwerkersovereenkomsten geregeld en vallen onder de AVG. Deze verwerkingsovereenkomsten bieden een passend beschermingsniveau om aan de vereisten van de AVG te voldoen.

Het betreft hierbij de volgende (sub)verwerkers binnen en buiten de EER:

  • BiSC bv, gevestigd aan de fruitweg 48 te Bunnik en ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel onder nummer 41177349, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door P. ven Eijk, directeur-bestuurder. Biebroam is een dienst van de Stichting BiSC , hierna genoemd BiSC. Bibliotheek Service Centrum – kortweg BiSC – helpt mee aan de vernieuwing en transitie van Bibliotheken, als educatieve-maatschappelijke organisaties. BiSC draagt op veel plaatsen bij aan bibliotheekinnovatie en ondersteunt bibliotheken op het gebied van ICT-beheer en digitale veiligheid.
  • Wentzo bv, gevestigd aan de Dorpsstraat 7 te Garderen en ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel onder nummer 08137187, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door G.M. Wentzel, Commercieel Directeur. Wentzo biedt de infrastructuur voor de dienst Biebroam en verwerkt uw gegevens namens ons. De verwerkte persoonsgegevens zijn zoals hierboven aangegeven.
  • Microsoft Corporation is een Amerikaans bedrijf uit Redmond in Washington. Verwerker gebruikt software van deze leverancier voor haar interne processen. De verwerkte persoonsgegevens bestaan vooral uit Contactgegevens. Microsoft slaat gegevens van klanten in de Cloud alleen binnen Europa op. Afhankelijk van het product kan dit o.a. Ierland, Nederland, Finland of Oostenrijk zijn. Het Privacy statement van Microsoft is hier te vinden.
  • Aerohive Networks is een Amerikaans bedrijf uit Milpitas, California. Verwerker gebruikt hard- en software van deze leverancier in haar dienstverlening, onder andere Hivemanager voor de monitoring van netwerken. Indien Aerohive door Verwerker wordt gevraagd support te leveren, zullen noodzakelijke Contactgegevens worden doorgegeven aan de medewerker in Amerika. Aerohive slaat gegevens in de Cloud op in Ierland en Duitsland.
  • Aruba, een bedrijf behorend bij de Hewlett Packard Enterprise Company, is een Amerikaans bedrijf gevestigd in Santa Clara, California. Verwerker gebruikt hard- en software van deze leverancier in haar dienstverlening, onder andere Airwave en Aruba Central. Indien Aruba door Verwerker wordt gevraagd support te leveren, worden noodzakelijke Contactgegevens doorgegeven aan de medewerker in Amerika. Aruba slaat gegevens in de Cloud op in Italië, Tsjechië, Frankrijk, Duitsland, Groot Brittannië en Polen.
  • Fortinet is een Amerikaans bedrijf, gevestigd in Sunnyvale, California. Verwerker gebruikt hardware en supportlijn van leverancier. Subverwerker slaat persoonsgegevens op in Europa en Canada welke onder de Europese wet vallen. Indien Fortinet door Verwerker wordt gevraagd support te leveren, zullen noodzakelijke Contactgegevens worden doorgegeven aan de medewerker in Amerika.
  • Promo Internet B.V, gevestigd aan Wilhelminastraat 71 te Langerak, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24346597 en rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer C.M. Eegdeman. Opslag van persoonsgegevens op de RADIUS-server vindt plaats in Alblasserdam, Nederland. De verwerkte persoonsgegevens zijn zoals hierboven aangegeven.
  1. Hoe beveiligen we uw gegevens?
    Omdat de Aanbiedende organisaties de beveiliging van persoonsgegevens erg belangrijk vinden, hebben de Aanbiedende organisaties een strikt beleid hiervoor. De Aanbiedende organisaties , haar uitvoerende (sub)verwerkers en eventuele hulppersonen hanteren verschillende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet misbruikt kunnen worden of op een andere manier in handen van de verkeerde persoon terecht komen.
  2. Hoe lang bewaren we uw gegevens?
    Gegevens voor authenticatie, autorisatie en gebruik van de diensten van Biebroam bewaren we zolang u bij onze diensten aangemeld bent. Persoonsgegevens worden binnen 1 maand na afmelding automatisch verwijderd uit onze systemen. Gebruiksgegevens kunnen na deze periode nog geanonimiseerd worden gebruikt maar zijn dan niet meer herleidbaar naar u.
    Gegevens verkregen via het contactformulier bewaren wij gedurende de contractperiode (zie artikel 3). Daarna worden deze periodiek verwijderd en/of geanonimiseerd.
  3. Welke rechten hebt u op basis van de verwerking van persoonsgegevens?
    De Aanbiedende organisaties vinden het belangrijk dat u als relatie van de Aanbiedende organisaties de rechten op basis van de wet goed kunt uitoefenen. Daarvoor kunt u contact met de Aanbiedende organisaties opnemen. Hierna zullen de Aanbiedende organisaties de uitvoering van onderstaande rechten afhandelen binnen de wettelijke termijn. Het betreft de volgende rechten:
  • Het recht van inzage: u hebt het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken;
  • Het recht van correctie: indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, hebt u het recht om deze aan te laten passen;
  • Het recht van verwijdering: indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, hebt u het recht te vragen deze te verwijderen.
  • Het recht van beperking: gedurende de periode dat we bezig zijn om te bepalen of uw gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of u bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking, hebt u het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen bij de Aanbiedende organisaties;
  • Het recht van dataportabiliteit: op uw verzoek, moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben, overdragen naar andere organisaties. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst;
  • Het recht van bezwaar: indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging door de Aanbiedende organisaties zal volgen.

Komt u er niet uit of wilt u graag extra informatie over het inroepen van uw rechten dan kunt u contact opnemen Via servicemedewerker (telefonisch of aan de balie) van een  organisatie die biebroam aanbied. Een actuele lijst van deze organisaties vindt u op  www.biebroam.nl.

  1. Klacht indienen bij de bevoegde autoriteit: Autoriteit Persoonsgegevens
    De Aanbiedende organisaties vindt het belangrijk om tevreden relaties te hebben. Ook al doen wij er alles aan om dit na te streven, kan het voorkomen dat u als afnemer van de dienst Biebroam niet tevreden bent. U kunt een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien het gaat om de bescherming van persoonsgegevens. Dit kan via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit- persoonsgegevens/tip-ons
  2. Wijzigingen in deze privacyverklaring
    Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt op de website van Biebroam. De Aanbiedende organisaties kunnen uw persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet staan vermeld in deze privacyverklaring. In dat geval zullen wij contact met u opnemen alvorens uw gegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden, om u op de hoogte te stellen van de wijzigingen aan ons reglement voor de bescherming van persoonlijke gegevens en om u de kans te bieden uw deelname in te trekken.
  3. Hoe kunt u contact met ons opnemen?
    Mocht u nog vragen hebben, een klacht hebben of een opmerking hebben, dan kunt u contact opnemen met een servicemedewerker van een Aanbiedende organisatie (telefonisch of aan de balie). Een actuele lijst van Aanbiedende organisaties vindt u op www.biebroam.nl.